Je doet niets fout met je facturatie. Je stuurt netjes je facturen, je klanten betalen, je boekhouder is tevreden. En toch kan het zijn dat je facturen sinds januari niet meer aan de regels voldoen. Niet omdat je slordig bent, maar omdat de regels veranderd zijn.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor facturen tussen Belgische ondernemingen. Ik kreeg er begin dit jaar al een vraag over van een ondernemer met meerdere verkooptools, en die vraag bleek een stuk minder eenvoudig dan ze klonk. Daarom: alles wat je moet weten, zonder jargon.
Wat is Peppol eigenlijk?
Peppol is geen programma dat je installeert en geen website waar je inlogt. Het is een netwerk. Denk aan de postbode, maar dan voor facturen tussen softwarepakketten.
Vroeger mailde je een factuur naar je klant, die ze vervolgens handmatig in zijn boekhouding stak. Via Peppol vertrekt je factuur rechtstreeks vanuit jouw facturatiesoftware naar de software van je klant. Geen mailbox ertussen, geen overtypwerk, geen factuur die in de spam belandt.
Wat is er verplicht sinds 1 januari 2026?
Kort samengevat: stuur je als Belgische btw-plichtige onderneming een factuur naar een andere Belgische btw-plichtige onderneming, dan moet dat een gestructureerde e-factuur via Peppol zijn. Een pdf mailen mag niet meer voor die facturen.
Dit geldt voor iedereen die btw-plichtig is. Ook voor eenmanszaken. Ook in bijberoep. Ook als je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt en geen btw aanrekent.
Er zijn twee belangrijke uitzonderingen. Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting, die mag je gewoon blijven sturen zoals je dat nu doet. En verricht je uitsluitend activiteiten die vrijgesteld zijn onder artikel 44 van het btw-wetboek, bijvoorbeeld als bepaalde zorgverlener, dan geldt de verplichting niet voor jou.
“Maar ik stuur mijn facturen toch al digitaal?”
Dit is het misverstand dat ik het vaakst hoor. Een pdf per mail is digitaal, maar het is geen e-factuur.
Het verschil zit in wat de computer ermee kan. Een pdf is eigenlijk een foto van je factuur: jij en je klant kunnen ze lezen, maar software niet. Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven, van btw-nummer tot vervaldatum, op een vaste plek staat. Daardoor kan de boekhoudsoftware van je klant de factuur automatisch inlezen en verwerken.
Digitaal versturen deed je dus waarschijnlijk al jaren. E-facturatie is een stap verder: je factuur wordt leesbaar voor machines, niet alleen voor mensen.
Wat als je nog niet in orde bent?
Eerst het geruststellende nieuws: de overheid deelt momenteel geen boetes uit aan wie te goeder trouw is. Wie niet in orde is, krijgt eerst een aanmaning. Pas bij herhaaldelijk niets doen volgen de boetes die vastliggen in het KB van 8 juli 2025: 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro per volgende inbreuk.
Het minder geruststellende nieuws: die soepele aanpak is tijdelijk. De verwachting is dat de controles na de zomer van 2026 strenger worden, zeker voor wie nog geen enkele stap heeft gezet. En intussen is zo’n 90% van de Belgische btw-plichtige bedrijven al aangesloten. Hoe langer je wacht, hoe meer je opvalt.
Geen paniek dus, wel een plan.
Wat betekent dit concreet voor jou?
Dat hangt af van hoe je vandaag factureert.
Je werkt al met een facturatiepakket zoals Billit, Dexxter of een gelijkaardig programma. Goed nieuws: de kans is groot dat je maar één instelling moet activeren. Check of je geregistreerd bent op het Peppol-netwerk en of je facturen effectief via Peppol vertrekken. Dat zie je meestal aan een statusmelding per factuur.
Je factureert nog vanuit Word of Excel. Dan is dit het moment om over te stappen naar een facturatiepakket. Niet alleen omwille van Peppol, maar omdat je jezelf ook manueel werk, telfoutjes en opzoekwerk bespaart.
Vergeet het ontvangen niet. De verplichting werkt in twee richtingen: je moet e-facturen kunnen versturen én ontvangen. Leveranciers die jou factureren doen dat ook via Peppol, dus zorg dat die facturen ergens binnenkomen waar jij ze ziet.
De valkuil met meerdere verkooptools
Hier wordt het interessant, en dit was precies de vraag die mij aan het denken zette. Stel: je verkoopt je online cursus via Plug&Pay, je hebt een webshop, en daarnaast stuur je facturen vanuit je boekhoudpakket. Mag dat allemaal naast elkaar?
Ja, dat mag. Elke verkooptool mag via zijn eigen toegangspunt e-facturen versturen op het Peppol-netwerk. Er zijn wel twee voorwaarden: geef elk systeem zijn eigen, afzonderlijke doorlopende nummerreeks in je boekhouding, en factureer dezelfde verkoop nooit in twee systemen tegelijk.
Ontvangen is een ander verhaal. Daarvoor heb je als onderneming maar één Peppol-postbus. Vergelijk het met je brievenbus thuis: versturen kan je vanuit eender welke locatie, maar ontvangen doe je op één adres. Kies dus bewust waar je inkomende facturen binnenkomen, bijvoorbeeld in je boekhoudpakket, en hou het daarbij.
Verkoop je via je webshop vooral aan particulieren, dan verandert er voor die verkopen niets. Maar koopt een ondernemer met een btw-nummer bij jou, dan moet die factuur via Peppol. Net daarom is het belangrijk om één keer goed uit te tekenen welk systeem wat doet.
Meer overzicht, minder gedoe
Ben ik een accountant? Nee, en dit artikel is geen fiscaal advies. Voor de details van jouw situatie is je boekhouder de juiste persoon. Waar ik wél elke week mijn handen in heb: de systemen achter je facturatie. Welke tool wat doet, hoe je verkoopplatform, je boekhoudpakket en je administratie op elkaar aansluiten, en waar het misloopt zonder dat je het doorhebt.
Twijfel je of jouw setup klopt? Dat is precies het soort ding dat we samen bekijken in een Backoffice & Systems Check. Twee uur samen door je systemen, en je weet exact waar je staat. Geen gedoe, wel overzicht.