“Welke automatisaties heb ik eigenlijk nodig?” Het is een van de vaakst gestelde vragen in mijn kennismakingsgesprekken. Veel ondernemers weten best dat er in hun bedrijf te automatiseren valt. Ze weten alleen niet waar te beginnen, en dus beginnen ze nergens.
Daarom deel ik vandaag mijn startlijstje. Dit zijn de drie automatisaties die ik bij vrijwel elke nieuwe klant als eerste opzet. Niet omdat het de indrukwekkendste zijn, maar omdat ze het snelst voelbaar verschil maken.
Waarom net deze drie?
Mijn criteria zijn simpel. De beste eerste automatisatie is werk dat vaak terugkomt, foutgevoelig is omdat het uit overtypen bestaat, en op een moment valt waarop je klant iets van je verwacht. Dan winnen twee kanten tegelijk: jij bespaart tijd, en je klant krijgt sneller en consistenter antwoord dan jij ooit handmatig kan volhouden.
Alle drie de onderstaande voorbeelden bouw ik meestal met Zapier of met de rechtstreekse koppelingen tussen de tools. Welke tools jij gebruikt maakt eigenlijk niet uit; het patroon blijft hetzelfde.
Automatisatie 1: aankoop gedaan → welkomstmail én taak
Wanneer iemand iets koopt, bijvoorbeeld via Plug&Pay, vertrekt er automatisch een welkomstmail via MailerLite. Tegelijk verschijnt er een taak in Notion, zodat meteen zichtbaar is dat er een nieuwe klant is en wat er moet gebeuren.
Waarom deze eerst? Omdat het aankoopmoment het slechtst denkbare moment is om traag te zijn. Je klant heeft net betaald en zit op het puntje van zijn stoel. Een welkomstmail die er meteen is, met wat ze mogen verwachten en waar ze alles vinden, zet de toon voor de hele samenwerking. En jij hoeft er niet eens wakker voor te zijn.
Automatisatie 2: afspraak geboekt → alles automatisch in je overzicht
Wanneer iemand een gesprek boekt via Calendly of Cal.com, verschijnt die afspraak automatisch in Notion. Naam, mailadres, datum: alles staat er al. Geen copy-paste meer uit bevestigingsmails.
Klinkt klein, en dat is precies het punt. Dit is zo’n taak van twee minuten die je twintig keer per maand doet, telkens met het risico op een typfout in een mailadres of een vergeten afspraak. Twintig keer twee minuten is veertig minuten overtypwerk per maand die gewoon verdwijnen, plus de fouten erbovenop.
Automatisatie 3: formulier ingevuld → bevestigingsmail
Wanneer iemand een intakeformulier invult via Tally, gaat er automatisch een bevestigingsmail de deur uit. Met wat ze kunnen verwachten, wanneer ze van je horen en wat ze eventueel al kunnen voorbereiden.
Dit is de automatisatie die stilte wegneemt. Wie een formulier invult en daarna niets hoort, begint te twijfelen: is het wel aangekomen? Een automatische bevestiging kost nul moeite en voelt voor je klant als aandacht. Het is het verschil tussen een formulier invullen en ergens verwelkomd worden.
Wat deze drie gemeen hebben
Kijk nog eens naar het lijstje. Alle drie zijn het momenten waarop iemand iets dóet (kopen, boeken, invullen) en verwacht dat er iets gebeurt. Alle drie bestonden ze eerst uit handwerk: mail opstellen, gegevens overtypen, opvolgen. En alle drie draaien ze na één keer goed opzetten gewoon door, elke dag, ook tijdens je vakantie.
Maar één eerlijke kanttekening, dezelfde die ik in mijn reel meegaf: automatisatie betekent niet dat alles vanzelf gaat. Eerst moet het systeem kloppen. Een welkomstmail automatiseren heeft geen zin als je nog niet weet wat erin moet staan, en een afsprakenkoppeling lost niets op als je agenda-instellingen niet deugen. Eerst het proces, dan de automatisatie. Daarna begint het pas tijd terug te geven.
Welke heb jij al lopen?
Heb je één van deze drie al draaien? Mooi, dan weet je wat het oplevert, en zijn de andere twee je logische volgende stap. Nog geen enkele? Begin dan bij het moment dat bij jou het vaakst voorkomt.
Twijfel je waar in jouw bedrijf de meeste winst zit, dan is dat precies wat we uitzoeken in een Backoffice & Systems Check. En wil je deze drie gewoon werkend hebben zonder er zelf aan te prutsen: dit is standaardwerk binnen mijn concrete projecten. Eén keer goed opzetten, elke dag plezier van hebben.